Entre 14 e 15 de Setembro de 2021, cerca de 60 arquivistas de diferentes instituições beneficiaram de um treinamento em matéria de gestão de documentos electrónicos e digitalização no Centro de conferências da Tmcel na cidade De Maputo.
O treinamento, contou com a facilitação dos professores Segomotso Keakopa e Thatayaone  Segaetsho, ambos da  Universidade de Botswana que abordaram respectivamente  temas como “Gestão de documentos electrónicos na ESARBICA” e “Digitalização de documentos”.
Segamotso introduziu o tema olhando para questões práticas na gestão de documentos ao nível da ESARBICA. Com a questão “Em que estágio estão os países da ESARBICA na gestão de documentos electrónicos?”, Segamotso argumetou que a falta de políticas e procedimentos é uma dificuldade para muitos países.

Outro aspecto apontado por Segamotso foi o estágio e o lugar periférico dos arquivos na estrutura orgânica das instituições/organizações. No que se refere a este ponto realçou que a área dos arquivos é equiparável a outras consideradas de topo nas instituições/organizações como por exemplo dos recursos humanos e finanças. Para fazer face a este contexto aconselha aos profissionais dos arquivos a desenhar planos ou projectos para a obtenção de investimento. A clareza dos objectivos, metas e os benefícios destes planos/projectos e o seu alinhamento com os planos e objectivos dos governos são muito determinantes para convencer os governos e instituições a financiá-los.
Apesar das vantagens da gestão electrónica de documentos, Segamotso enumerou alguns desafios nomeadamente a segurança, privacidade, preservação e integridade da informação. Os desafios são extensíveis à obsolescência tecnológica, que impõe a migração de um sistema para o outro, os cortes de energia e vírus nos computadores.

Na interacção com os participantes presenciais e virtuais, questionou-se “Porquê papel no ambiente electrónico?”. À pergunta, a facilitadora recomendou uma gestão equilibrada do documento papel e documento electrónico pois, o papel tem maior longevidade e também em alguns casos o documento electrónico carece de autenticidade como por exemplo nos tribunais. Questionado se havia uma norma regional de gestão de documentos, disse que não tinha conhecimento e, recomendou que esta questão constasse como uma resolução da conferência “A criação de uma norma regional de gestão de documentos”. Outra resolução recomendada pela facilitadora é relativa ao lugar dos arquivos nas instituições/organizações “Apoio da gestão sénior na área de arquivos”.
No fim da apresentação, Segamotso procurou saber dos participantes em que estágio estão as suas instituições/organizações na gestão de documentos através de uma tabela de 1 a 5 e, pelas respostas concluiu que muitos estão na fase 3 a caminho da fase 4 que se caracteriza pela transição da gestão dispersa para a integrada. A fase topo, portanto a 5, é de melhoria contínua, caracterizado por estratégia clara e envolvimento de todos.
Por seu turno, Thatayaone Segaetho trouxe a reflexão o tema "planificação para a Digitalização". Esta iniciou com uma breve introdução, onde para além da definição do conceito chave, abordou a importância, vantagens e desvantagens da digitalização. No que concerne às vantagens, destacou alguns como a capacidade de usar o digital ao invés do papel, aceder a informação com maior facilidade e a facilidade na disseminação da informação.
Seguidamente, centrou a explanação nas fases da digitalização, processo constituído por 4 fases:
1. Planificação;
2. Implementação das políticas, directrizes e decisões;
3. Organização do sistema de hospedagem dos dados;
4. Testagem do nível de funcionalidade.

Durante a primeira fase que é de planificação, uma série de questões devem ser acautelados ou observados para que se alcance sucesso no processo de digitalização. Segundo o facilitador, os objectivos devem ser bem claros ou seja: o que se pretende digitalizar e porquê; para quem; o que se pretende resolver; metas, agendas e visão a longo e curto prazo. Frisou que é essencial, logo no início, clarificar a quem envolver no projecto, a equipe correcta, o financiamento disponível e necessário, direitos autorais, acautelar assuntos ligados a privacidade. Outro aspecto crucial na planificação é a escolha do modelo de elaboração e implementação da política de digitalização entre o interno, externo e misto. Referiu que é importante uma avaliação muito rigorosa da capacidade institucional em recursos humanos e financeira para determinar o modelo a adoptar. Elencou as vantagens e desvantagens, observando os custos e benefícios de cada modelo. Porém, adiantou que em termos práticos e para a realidade de muitos países da ESARBICA é flexível o modelo misto ou seja uma parte do processo desenvolvida internamente pelas instituições/organizações e a outra parte por via de contratação externa à instituição/organização.
No debate, algumas questões foram levantadas. Uma das questões foi que opção segura de modelo entre o interno e o externo e, o facilitador respondeu que depende de cada caso mas, o misto era o mais prático. E à pergunta “Uma vez digitalizados os documentos, descartava-se o formato físico?”, o facilitador recomendou a conservação e preservação do formato físico. Ainda sobre esta questão, Segamotso chamou atenção à necessidade de avaliar as repercussões das decisões a tomar.
O armazenamento da documentação digitalizada na nuvem; composição da equipa para a elaboração de uma política de digitalização; elaboração de uma política de digitalização mãe/referência; digitalização da documentação classificada, foram outras questões levantadas no debate.
No que tange ao armazenamento na nuvem, o faciltador argumentou que pode ser uma solução mas, também os Servidores podem constituir armazenamento de informação digitalizada. Recomendou a constituição de equipas o mais interdisciplinar possível para a elaboração da política de digitalização para acautelar todos aspectos e assegurar a exequibilidade e sustentabilidade da mesma e, para a documentação classificada recomendou que esta fosse digitalizada por via do modelo interno mas, também considerou segundo circunstâncias específicas da capacidade institucional/organizacional usar o modelo misto que de alguma forma permite um certo controlo do consultor/contratado.
Mais adiante, o facilitador apresentou o roteiro para a elaboração de uma política de digitalização; as fases da digitalização; e as vantagens e desvantagens.